Czym są KPIs i dlaczego warto je stosować również w drukarni etykiet?

Key Performance Indicator (KPI)

KPIs (Key Performance Indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności stosowane jako mierniki w procesie pomiaru stopnia realizacji celów organizacji. Tyle jeżeli chodzi o definicję. W praktyce oznacza to ni mniej, ni więcej, że każde przedsiębiorstwo powinno wybrać wskaźniki, które będzie mierzyć, żeby na bieżąco śledzić wzrost lub spadek osiąganych wyników i mieć większą kontrolę nad toczącymi się procesami.

Jednym z najczęściej popełnianych przez przedsiębiorców błędów jest podejmowanie decyzji w oparciu o wrażenia, jakie mają na temat funkcjonowania ich firm. Wydaje im się, że dostrzegają każdy najdrobniejszy detal i doskonale wiedzą, co dzieje się w firmie. Tymczasem często okazuje się, że liczby mówią zupełnie co innego. Zbieranie i analizowanie danych to podstawa w udanym zarządzaniu firmą. Nie należy z tego rezygnować. Szczególnie dziś, kiedy mamy do dyspozycji narzędzia, które nam te zadania znacznie ułatwiają.

Dlaczego KPIs są tak ważne?

Sukces firmy zależy od wielu różnych czynników. Jednymi z najważniejszych są wspólnota celów i podążanie w jednym, określonym kierunku.

Jeśli każdy z pięciu koni będzie ciągnął wóz w innym kierunku, wóz będzie stał w miejscu.

Cele firmy powinna znać cała organizacja, zarówno kierownictwo, jak i każdy z pracowników. Trudno jest zmierzać w dobrym kierunku nie znając go, prawda? Dlatego równie ważne, co określenie celów, jest ich odpowiednie zakomunikowanie całemu zespołowi.

  Kluczowe wskaźniki efektywności pomagają m.in. dostrzec postępy w codziennej pracy, zachować obiektywność, skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne, ocenić skuteczność i zasadność podjętych działań, oddelegować właściwe osoby do realizacji określonych zadań oraz generalnie podnieść skuteczność podejmowanych działań.  

Jakie mogą być kluczowe wskaźniki efektywności w drukarni etykiet?

Każdy z działów firmy może mieć inne KPIs. Ważne, żeby wybrać rzeczywiście kluczowe wskaźniki. W przeciwnym razie ilość danych, jaką będziemy mieć do przeanalizowania każdego miesiąca sprawi, że de facto będziemy się oddalać od założonych celów.

Spójrzmy teraz na przykładowe KPI w poszczególnych działach drukarni etykiet.

Sprzedaż

  • miesięczny wzrost sprzedaży
  • nowi klienci każdego miesiąca
  • wskaźnik rotacji klientów
  • czas cyklu sprzedaży
  • średnia liczba działań (rozmów, spotkań, e-maili) w celu zamknięcia sprzedaży
  • przychody na jednego sprzedawcę
  • czas potrzebny na przygotowanie oferty
  • średnia wartość faktur
  • liczba połączeń przychodzących obsługiwanych przez przedstawicieli handlowych
  • liczba połączeń wychodzących obsługiwanych przez przedstawicieli handlowych
  • procent całkowitej sprzedaży wygenerowanej przez przedstawicieli w porównaniu do metrów wydruku

Marketing

  • wszystkie leady wygenerowane każdego miesiąca
  • kwalifikowane leady na miesiąc
  • koszt pozyskania leadu
  • koszt pozyskania klienta
  • liczba leadów pozyskanych za pośrednictwem strony internetowej
  • współczynnik klikalności reklam PPC
  • liczba leadów pozyskanych za pośrednictwem mediów społecznościowych
  • liczba konwersji z mediów społecznościowych
  • koszt utrzymania i obsługi klienta
  • liczba skarg klientów
  • liczba klientów składających reklamacje
  • wyniki badań satysfakcji klienta
  • średnia liczba zamówień na klienta

Produkcja

  • procent wadliwych wydruków w porównaniu z całkowitą liczbą wydrukowanych jednostek
  • procent dostaw na czas
  • średni koszt administracyjny na jedno zamówienie
  • wskaźnik wykorzystania sprzętu (jak długo maszyna pracuje, jest wyłączona, konfigurowana lub serwisowana)
  • wartość prac w toku (rozpoczęte i jeszcze nie zakończone)
  • wartość pracy w toku (ilość pracy wykonanej w danym momencie)
  • procent zamówień zleconych innym dostawcom
  • koszt pracy zleconej innym dostawcom
  • średni czas potrzebny na przygotowanie zamówienia do druku (projekt graficzny, polimery itd.)
  • średni czas potrzebny na wyprodukowanie zamówienia
  • średni czas realizacji zamówienia
  • średni czas na zamówienie do wysyłki

Finanse

  • marża zysku netto dla całej drukarni
  • średnia marża zysku dla każdego rodzaju produktu
  • wzrost zysku netto
  • wydatki na innowacje i rozwój nowych produktów
  • średnie roczne wydatki na obsługę jednego klienta

Zrównoważone działania

  • zmniejszenie zużycia energii
  • redukcja emisji gazów cieplarnianych
  • zmniejszenie zużycia zasobów
  • zmniejszenie ilości wytwarzanych odpadów

Zatrudnienie i szkolenie

  • awanse wewnętrzne a zatrudnienie zewnętrzne
  • wskaźnik rotacji pracowników
  • zadowolenie każdego pracownika
  • liczba kandydatów kwalifikujących się na otwarte stanowiska
  • procent osób kończących szkolenia
  • średnia liczba godzin szkoleniowych na pracownika
  • całkowity koszt szkolenia jak procent listy płac

Jak widać wskaźników może być bardzo dużo. Te, które zdecydujesz się mierzyć powinny zależeć od tego, jakie cele chcesz realizować.

Jak mierzyć KPIs?

Dzięki dynamicznemu rozwojowi przemysłu 4.0 możemy mierzyć wybrane przez nas wskaźniki w sposób automatyczny, oszczędzając tym samym czas i eliminując ryzyko wystąpienia błędów. Aktualnie dostępne systemy informatyczne, takie jak Printegy MIS, umożliwiają zbieranie dużych ilości rzetelnych danych, które pozwalają sprawnie monitorować wybrane obszary za pomocą przyjętych kluczowych wskaźników efektywności (KPI).

System zbiera dane i dostarcza je pracownikom lub kierownictwu w formie odpowiedniej do sprawnej analizy. Dzięki temu łatwiej jest wyciągnąć trafne wnioski i na ich podstawie zarządzić zmiany w poszczególnych procesach, które pozwolą np. podnieść rentowność lub zoptymalizować zużycie zasobów.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej nt. możliwości systemu Printegy MIS – skontaktuj się z nami, odpowiemy na wszystkie pytania i podpowiemy, jak korzystać z systemu, żeby usprawnić funkcjonowanie drukarni etykiet i podnieść generowane zyski.

Zapisz sięna nasz Newsletter!

Poinformujemy Cię o nowych wpisach na naszym blogu