„Maszyna zarabia tylko wtedy, gdy produkuje” – stwierdzenie, z którym nikt nie dyskutuje i każdy zdecydowanie się z nim zgodzi. Straty na maszynach mogą wynikać z wielu powodów, o czym można przeczytać w naszym wcześniejszym wpisie „Ile tracisz na swojej maszynie każdego dnia?”.
Jednak o ile relatywnie łatwo zdiagnozować problem, to czasami znalezienie rozwiązania może być już trochę trudniejsze. Co jednak warto zrobić na dobry początek, co przyniesie nam korzyści? Proponujemy 3 rozwiązania zapewniające właściwy przepływ informacji.
Rozwiązanie 1: zestawienie przestojów uzupełniane przez operatorów
Rozwiązanie polega na wdrożeniu standardu organizacyjnego, zgodnie z którym operatorzy odnotowują sytuacje przestojów w specjalnie przygotowanym zestawieniu. W najprostszym wariancie zestawienie może mieć formę wydrukowanej kartki znajdującej się przy poszczególnych stanowiskach i zdawanej na koniec zmiany. Ta forma ma jedną główną wadę – ciężko takie dane analizować. Aby to było możliwe, po zdaniu arkusza dane powinny być przepisywane do jednego arkusza w formie elektronicznej.
Jeżeli istnieją ku temu możliwości techniczne (komputery lub tablety przy maszynach), można zastosować współdzielony arkusz. Wówczas operatorzy wpisują informacje bezpośrednio do tego arkusza, dzięki czemu nie wymagają one dodatkowego nakładu pracy na digitalizację i są natychmiast widoczne dla przełożonych. Świetnym narzędziem do tego typu zastosowań są arkusze online “Google Sheets”. Umożliwiają one pracę wielu osobom na jednym pliku w tym samym czasie z możliwością przypisania konkretnym użytkownikom ściśle określonych obszarów edycji. Takie rozwiązanie to przede wszystkim szybki i sprawny przepływ informacji z kontrolą ich poprawności.
Gdy nie ma możliwości wyposażenia stanowisk operatorskich w komputery lub tablety, rozwiązaniem pośrednim może być udostępnienie jednego współdzielonego komputera dla wszystkich operatorów, na którym dostępny jest arkusz z zestawieniem. Dzięki temu dane są od razu w formie umożliwiającej analizę.
Integralną częścią standardu organizacyjnego powinno być sprecyzowanie jakiego rodzaju sytuacje muszą być odnotowane w zestawieniu, a jakie nie.
Rozwiązanie 2: cykliczne spotkania statusowe
Alternatywą do formalnego obiegu informacji opartego o formularze (papierowe lub elektroniczne) może być ustrukturyzowana komunikacja bezpośrednia. Są to cykliczne spotkania wszystkich osób zaangażowanych w proces produkcyjny: operatorów, magazynierów, kontrolerów jakości, kierowników, brygadzistów. Spotkania takie powinny odbywać się według stałego scenariusza, zawierającego listę poruszanych tematów i powinny mieć z góry określone ramy czasowe. Jedno z pytań, na które odpowiadają wszyscy uczestnicy powinno brzmieć: czy wystąpiły jakieś przestoje produkcyjne. W razie odpowiedzi twierdzącej należy pokrótce omówić sytuację i ustalić, czy jest możliwość wprowadzenia „od ręki” usprawnienia, które zapobiegnie wystąpieniu podobnej sytuacji w przyszłości. Powinien być również ustalony sposób obsługi takiej informacji, np. umieszczenie w rejestrze, wskazanie osoby odpowiedzialnej za wypracowanie działań zapobiegawczych, ustalenie kolejnego działania.
Jak często odbywać takie spotkania i jak długo powinny trwać? Odpowiedź na to pytanie zależy od specyfiki każdej drukarni. Mogą to być spotkania codzienne, cotygodniowe lub rozpoczynające/kończące każdą zmianę. Warto spróbować różnych form i zdecydować się na tę, która daje najlepszą równowagę pomiędzy czasem trwania, a dokładnością uzyskiwanych informacji. Również czas trwania spotkania najlepiej dobrać empirycznie. W przypadku spotkań codziennych czas ten jednak nie powinien przekraczać 15 minut.
Rozwiązanie 3: specjalistyczny system informatyczny
Najefektywniejszym rozwiązaniem jest specjalistyczny informatyczny system zarządzania produkcją taki jak Printegy MIS. Umożliwia on efektywne zbieranie informacji w czasie rzeczywistym wprost ze stanowisk produkcyjnych i ich transfer na obszar biznesowy. Informacje o realizacji produkcji pochodzą bezpośrednio od operatorów. Dzięki funkcjonalności systemu można uzyskać natychmiastowy sygnał zwrotny o stopniu wykonania produkcji, podejmować na bieżąco właściwe decyzje i reagować na bieżąco na nieprawidłowości pojawiające się w czasie procesu produkcyjnego. Pozyskane dane z procesu produkcyjnego pozwalają na analizę kluczowych wskaźników efektywności na produkcji i uzyskanie prawdziwego obrazu wykorzystania zdolności produkcyjnych.
Korzystając z systemu MIS/MES operator bezpośrednio w systemie odnotowuje rozpoczęcie i zakończenie zlecenia produkcyjnego oraz jego przebieg, w szczególności wystąpienie przestoju. Daje to bardzo precyzyjny obraz przestojów i czasów ich trwania.
Wnioskowanie na podstawie danych
Nie mniej istotne niż sposób gromadzenia danych, jest wyciągnie wniosków na ich podstawie i wprowadzanie udoskonaleń oraz eliminowanie przyczyn strat. Przykładowo, jeżeli wiele przestojów było spowodowanych użyciem niewłaściwego wykrojnika, można wprowadzić oznaczenie kopert wykrojników kodem kreskowym i prosty mechanizm zeskanowania wykrojnika przez operatora przed rozpoczęciem realizacji zlecenia.
Wprowadzając system gwarantujący gromadzenie właściwych danych należy zadbać, aby również analizę danych rozwiązać w systemowy sposób – wskazać liderów odpowiedzialnych za poszczególne obszary, sposób analizy (raporty indywidualne, spotkania cykliczne) i kryteria pomiaru tego procesu.
Kultura ciągłego doskonalenia
Niezależnie od wyboru formy gromadzenia danych o przestojach, źródłem informacji jest zawsze operator. Aby opracowany system mógł działać skutecznie, konieczne jest istnienie w drukarni kultury organizacyjnej, którą można określić mianem „kultury rozwiązywania problemów”. Kultury, w której pojawiające się problemy inicjują dyskusję nad rozwiązaniami systemowymi, przeciwdziałającymi powtarzaniu się sytuacji. Kultury, która dostrzega potencjał drzemiący w szeregowych pracownikach, którzy są zazwyczaj najbliżej problemu i mają wysoką świadomość możliwych rozwiązań.
Wdrażając nasz system Printegy MIS, pracujemy jednocześnie nad wzmocnieniem takiej kultury i dobrych praktyk, które usprawniają pracę w drukarni. Prowadzimy również konsultacje w drukarniach, które nie potrzebują systemu informatycznego lub już jakiś posiadają, ale są zainteresowane podniesieniem efektywności pracy. Zachęcamy do kontaktu z nami. Ustalimy w jakim zakresie możemy nawiązać współpracę.
