Jak skutecznie zarządzać magazynem w drukarni

Ograniczenie wydatków związanych z działalnością produkcyjną, jakie ponosi drukarnia, to jedno z dwóch najskuteczniejszych rozwiązań wpływających na wzrost zysku – tuż obok zwiększenia przychodów ze sprzedaży. To doskonała droga do podniesienia rentowności, zwiększenia przewagi konkurencyjnej, czy znacznej poprawy płynności finansowej.

Jedną z głównych kategorii kosztów w drukarni są koszty surowców. Tradycyjnie na ten koszt składają się 2 elementy:

1. wydatki na zakupu surowców,
2. koszt magazynowania.

Przyglądając się dokładniej obiegowi surowca w drukarni fleksograficznej, możemy dostrzec kilka rodzajów „ukrytych” kosztów związanych z surowcem:

1. Odpad na długości związany z przygotowaniem maszyny do zlecenia (narządem).
2. Utylizowane końcówki surowca pozostałe po produkcji, które są zbyt krótkie, aby użyć ich do kolejnych produkcji.
3. Obcinany margines na szerokości związany z użyciem szerszego niż wymagany materiał. Szerszy materiał jest stosowany zazwyczaj gdy:
   1. jest to materiał nierotujący zalegający na magazynie,
   2. jest potrzeba pilnego uruchomienia produkcji i tym samym nie ma czasu na oczekiwanie na dostawę zamówionego surowca.
4. Utylizacja materiałów z przekroczonym terminem ważności.
5. Niewykorzystane końcówki niestandardowego materiału zamawianego pod konkretne zlecenie. Taka „końcówka” w niektórych przypadkach może mieć długość połowy roli lub nawet więcej.

Przy posiadaniu dużej ilości zapasów drukarnia jest narażona na straty związane z zamrożonym kapitałem. Dwie koncepcje umożliwiające odblokowanie tego kapitału to:

1. minimalizacja tzw. WIP (work in progress),
2. zastosowanie JIT (Just-In-Time Manufacturing).

Prekursorem tych koncepcji jest japoński koncern Toyota. W uproszczeniu polegają one na zarządzaniu czasem produkcji tak, by zminimalizować przepływ i błyskawicznie zakończyć produkcję towaru, a jednocześnie nie być zmuszonym do magazynowania go i oczekiwania na sprzedaż.

Nawet pomimo zastosowania strategii JIT, drukarnie natrafiają na pewne utrudnienia:

1. Druk rolowy ma swoją specyfikę, wynikającą ze sposobu dystrybucji materiału – jako niepodzielna rola, zazwyczaj długości ok. 2000 mb.
2. Odbiorcy oczekują krótkich terminów realizacji. Niekiedy na tyle krótkich, że wliczenie do nich oczekiwanie na dostawę surowca wydłużyłoby cały proces do nieakceptowalnej długości.

Utrzymywanie pewnej wielkości zapasu magazynowego jest więc koniecznością.

Przykładowy scenariusz

Każda drukarnia stosuje nieco inny zestaw procesów biznesowych, które są wypadkową reguł biznesowych, wdrożonych najlepszych praktyk, doświadczenia kadry oraz stosowanych narzędzi, w tym oprogramowania. Pomimo, że procesy te pomiędzy drukarniami mogą różnić się w szczegółach, to ogólny przebieg bywa podobny. Przyjrzyjmy się typowemu procesowi związanemu z obiegiem surowca.

Stan magazynowy przechowywany jest w systemie magazynowym operującym na ilościach, bez rozróżnienia partii materiału. Tego rodzaju system informatyczne są powszechnie stosowane. Kolejne kroki procesu mogą wyglądać następująco:

1. Podczas przyjmowania zlecenia do realizacji określenie tzw. BOM (Bill Of Materials) dla tego zlecenia. W szczególności wyliczenie ile potrzeba metrów bieżących materiału uwzględniając ilość metrów na rozruch, pasowanie kolorów, zmianę rolek materiału.
2. Zadysponowanie określonej liczby pełnych rolek materiału, wynikających z ilości określonej w BOM. W praktyce ilość wynikająca z BOM może dawać niepełną ilość rolek materiału, np. 5,3. Pomimo tego, dla uproszczenia procesu, drukarnie często decydują się na zaokrąglanie ilości do pełnych rolek w górę przy założeniu, że niewykorzystana część surowca powróci na magazyn końcówek. Niejednokrotnie ten krok wiąże się z gospodarką magazynową, która jest prowadzona na poziomie pełnych rolek materiału. W takiej sytuacji zadysponowanie jest równoznaczne z rozchodem materiału.
3. Gdy posiadana ilość materiału jest niewystarczająca, złożenie zamówienia do dostawcy. Oczywiście zamawiana ilość jest zaokrąglana w górę do pełnych rolek.
4. Na podstawie dyspozycji wydanie do produkcji (przez magazyn) pełnych rolek materiału, próbując uzupełnić je – tam gdzie to możliwe – końcówkami z magazynu. Nie istnieje ewidencja końcówek surowców, więc pracownik magazynu musi opierać się na wzrokowej ocenie rolek znajdujących się w magazynie.
5. Realizacja produkcji z użyciem wydanego materiału. Zazwyczaj po produkcji pozostaje końcówka materiału do zwrotu na magazyn.
6. Odłożenie pozostałych końcówek materiału do magazynu końcówek. Trafiają one do „osobnej puli” nie ujętej w stanie magazynowym. W systemie magazynowym posługującym się ilościami bez wyszczególnienia partii produkcyjnych, 2 końcówki materiału po 1000 mb są nierozróżnialne od 20 końcówek po 100 mb lub 1 pełnej rolki.

Pytania bez odpowiedzi

Zaletą przedstawionego rozwiązania jest prostota: posługuje się przybliżonymi „zgrubnymi” ilościami, dając czytelny obraz magazynu w zakresie pełnych rolek materiału. Ogromną wadą jest jednak całkowite pominięcie niepełnych rolek materiału i gospodarki nimi. Niepełnych rolek, którymi mogą być zarówno końcówki o długości 50 – 100 mb, jak również rolki po 1500 mb.

Przy takiej organizacji procesu nie wiadomo:

1. Jaką dokładnie ilością danego materiału dysponujemy, gdyż:
   1. rozchód realizowany jest w pełnych rolkach, więc często w ilości większej, niż faktycznie potrzeba do produkcji,
   2. brak informacji o ilości materiału w postaci niepełnych rolek.
2. Ile wynosi aktualna wartość magazynu, gdyż brak na stanie magazynowym niepełnych rolek. Tym samym tracimy niezwykle istotną informację: jaki kapitał jest zamrożony w zapasie magazynowym.
3. Ile materiału z przyszłych dostaw będzie można wykorzystać do nowych zleceń? Zamówienie do dostawców składane są z pewnym zapasem, wynikającym z długości roli, a także z minimalnej powierzchni zamówienia.
4. Jak wartość magazynu zmieniała się w czasie? Jest to istotnym wskaźnikiem przy wprowadzaniu wszelkich usprawnień procesowych.
5. Które rolki surowca wkrótce utracą ważność i w razie niewykorzystania będą wymagały utylizacji?
6. Które rolki surowca były użyte tylko raz i od tej pory są w magazynie?
7. Które rolki surowca najlepiej wykorzystać do danego zlecenia, a tym samym jak optymalnie gospodarować posiadanym zapasem z uwzględnieniem zróżnicowania długości materiału?

W konsekwencji braku odpowiedzi na te pytania, decyzje dotyczące dziesiątek lub nawet setek tysięcy złotych każdego miesiąca podejmowane są „na wyczucie”. Bez dostępu do precyzyjnych danych efektywne zarządzanie magazynem nie jest możliwe. W takich sytuacjach zawsze pojawia się strata w postaci nadmiernego zapasu magazynowego, generująca co najmniej 2 kolejne, możliwe do policzenia straty:

1. zamrożenie dużej ilości gotówki w zapasach magazynowych,
2. nadmierne koszty utrzymania magazynu.

W jaki sposób można zaradzić występującym problemom, można przeczytać we wpisie „Trzy sposoby, aby odmrozić gotówkę w drukarni”.

Zachęcamy również do kontaktu z nami. Moduł gospodarki magazynowej w systemie Printegy MIS, został od początku zaprojektowany i stworzony dla drukarni etykiet w celu skutecznego zarządzania magazynem i uwolnieniem gotówki drukarni. Prowadzimy również konsultacje z drukarniami i pomagamy podnieść wydajność pracy oraz obniżyć koszty. Skontaktuj się z nami, porozmawiamy jakie korzyści możemy przynieść Twojej drukarni.