W poniższym wpisie opisaliśmy korzyści z pracy w systemie Printegy MIS, zorganizowanej wokół tworzenia ofert dla klientów drukarni. Wyniknie z niego:
Oszczędność czasu – nawet 220 minut (ponad 3,5h) każdego dnia na pracownika.
Obniżenie wynagrodzeń – nawet 1 000 – 2 000 zł brutto na każdego pracownika, co miesiąc.
Większa ilość zamówień – nawet 5-krotny wzrost ilości przyjmowanych zamówień.
Wpis jest jednym z cyklu artykułów, pokazujących korzyści z wdrożenia systemu Printegy MIS. W celu zapoznania się z korzyściami w innych obszarach drukarni, zapraszamy do tego wpisu.
Tworzenie kalkulacji
Istnieją różne sposoby w jaki drukarnie kalkulują oferty dla swoich klientów. Dosyć szczegółowo zaprezentowaliśmy je w czasie wystąpienia na konferencji „Etykiety Samoprzylepne – najnowsze technologie” w październiku 2019 roku. Można się z nimi zapoznać w naszym wpisie dostępnym w tym miejscu.
Najważniejsze, żeby kalkulacja była precyzyjna i uwzględniała wszystkie koszty, które powstaną w procesie realizacji zlecenia. Jednocześnie dla osoby przygotowującej kalkulacje, nie wymagała dużej wiedzy odnośnie procesu technologicznego. W przypadku naszego systemu, wszystkie techniczne aspekty są skonfigurowane w momencie wdrażania systemu. Dlatego przygotowanie oferty, sprowadza się jedynie do określenia parametrów produktu, które klient określił. Reszta jest wyliczana automatycznie i uwzględnia wszystkie koszty produkcji, czy wysyłki zamówienia.
Średni czas potrzebny na wprowadzenie tych parametrów i otrzymania kalkulacji w naszym systemie zajmuje 2-3 minuty.
Czas ten skraca się jeszcze bardziej w przypadku, kiedy tworzona kalkulacja polega na zmianie jednego lub kilku parametrów w odniesieniu do wcześniej przygotowanej oferty dla klienta. Istnieje możliwość skorzystania z funkcji, tworzenia oferty na bazie wcześniej oferty (lub zamówienia) i modyfikacji parametrów. Czas na kalkulacje w takim przypadku, może się zamknąć nawet w jednej minucie.
Standardową praktyką jest stworzenie kalkulacji dla różnych nakładów, które klient będzie mógł zamówić. Wystarczy określić te nakłady, a system sam wyliczy cenę dla każdego nakładu.
Istotnym aspektem jest również fakt, że system nie pozwoli na stworzenie kalkulacji poniżej ustalonego poziomu marży, w której handlowiec może się poruszać. Natomiast może się zdarzyć, że z różnych względów, chcemy zaoferować produkt z niższą marżą, a może nawet z zerową (realizację zleceń, poniżej kosztów produkcji, zdecydowanie odradzamy, chociaż jest to też możliwe). Wtedy taka oferta musi zostać zaakceptowana przez dyrektora, który może zatwierdzić ofertę z niższą marżą, albo ostatecznie przez właściciela, który może zatwierdzić ofertę z dowolnym poziomem marży (również poniżej kosztów produkcji). System w pełni obsługuje takie sytuacje, więc nie ma potrzeby poświęcania czasu na dodatkową komunikację wewnątrz firmy.
Główne korzyści
Oszczędność czasu – ile w Państwa przypadku trwa przygotowanie kalkulacji? Załóżmy, że standardowo potrzebne jest 10 minut na stworzenie kalkulacji. W przypadku pracy na Printegy MIS, potrzebne jest 3 minuty.
Powiedzmy, że dziennie przygotowujemy 15 ofert. Obecny czas potrzebny na kalkulacje w ciągu dnia, wynosi 150 minut (2,5 godziny). W przypadku pracy na Printegy MIS, wyniesie on 45 minut.
Oznacza to, że w przypadku korzystania z systemu, jedna osoba przygotowująca kalkulacje w tym samym czasie, może ich zrobić ponad 3-krotnie więcej!
Mniejsze wynagrodzenia – Pracując na systemie nie ma możliwości, że wkradnie się pomyłka i kalkulacja zostanie przygotowana poniżej określonego poziomu marży. Nie ma również możliwości, że zostanie przygotowana oferta, której nasz park maszynowy nie będzie w stanie zrealizować. To jest dodatkowo ważne, bo umożliwia nam zatrudnianie sprzedawców, którzy są świetni w sprzedaży, a niekoniecznie muszą mieć doświadczenie z pracą w branży etykiet. Kiedy o wykwalifikowanego pracownika coraz ciężej, a koszty takiej osoby, są często znacznie wyższe, może nam to znacznie ułatwić rozwój działu handlowego, przy zachowaniu odpowiedniego poziomu od strony kosztowej.
Tworzenie ofert
Kalkulacja produktu nie daje nam jeszcze gotowej oferty, którą można przesłać do klienta. Często zdarza się, że wynik kalkulacji trzeba wpisać do szablonu oferty, który będzie wysłany.
Samą ofertę należy również uzupełnić o choćby dane klienta, osobę dla której przygotowujemy ofertę, dodać informację dodatkowe i często wygenerować z tego plik PDF lub odpowiednią wiadomość email.
Często się zdarza, że klient oczekuje oferty z różnymi wariantami tego samego produktu lub oferty na kilka produktów. W tym przypadku, często jest generowane kilka plików dla klienta.
W przypadku pracy na systemie Printegy MIS, proces ten zajmuje dosłownie sekundy. Wydłuża się jeżeli nasz potencjalny klient jeszcze nie jest w naszej bazie. Wtedy należy jednorazowo wprowadzić jego dane oraz można dodać od razu dane osoby dla której ofertę przygotowujemy. Te czynności, nie zajmują dłużej niż jedna minuta.
Jeżeli natomiast klient jest już w bazie, wystarczy, że go wybierzemy i reszta danych, automatycznie zostanie wprowadzona do oferty. Dodatkowo możemy kilkoma kliknięciami dodać, kolejne warianty, czy inne produkty o której klient prosił i stworzyć ofertę zbiorczą. Zatwierdzamy i oferta wygenerowana w szablonie graficznym, który został określony, jest gotowa do wysłania. Można zmienić domyślną treść wiadomości email, którą proponuję system i jednym przyciskiem wysłać ofertę z systemu do Klienta.
Przeciętny czas, który będzie na to potrzebny, wyniesie 1 minutę.
Czy oferta zostanie wysłana w języku polskim, czy w innym, możemy określić jednym przełącznikiem w momencie jej tworzenia lub zaznaczyć w ustawieniach klienta, że domyślnie wszystkie oferty mają być generowane w danej wersji językowej. System jej treść przetłumaczy automatycznie.
Główne korzyści
Oszczędność czasu – zróbmy podobne założenia, jak w przypadku kalkulacji. Przyjmijmy, że średni czas, który potrzebuje osoba na stworzenie i wysłanie oferty, wynosi 5 minut. W przypadku pracy w Printegy MIS, będzie on wynosił 1 minutę. Załóżmy również, że przygotowujemy 15 ofert dziennie, które zawierają po jednym produkcie. Dziennie, będziemy potrzebowali 75 minut na ich obsługę. Natomiast w przypadku pracy w systemie już tylko 15 minut. Oznacza to, że w tym samym czasie, osoba mogłaby wysłać 5 razy więcej ofert w ciągu dnia!
Pięciokrotne zwiększenie skuteczności pozyskiwania nowych klientów i zamówień – bez zakładania zmian w rozwoju umiejętności handlowca, bazując na czystej matematyce i rachunku prawdopodobieństwa, wysłanie 5 razy więcej ofert, zwiększa nam 5-krotnie szanse na pozyskanie nowego klienta oraz nowego zamówienia.
Dostęp do informacji i organizacja pracy
Często informacje odnośnie klientów są przechowywane w różnych miejscach oraz z różnym zabezpieczeniem dostępu do nich. Dla osób przygotowujących kalkulacje, oznacza to poświęcanie swojego czasu na zbieranie informacji z tych miejsc. Baza klientów oraz osób kontaktowych, to często dodatkowy program CRM, baza osobista w programie pocztowym (outlook), czy pliki excel oraz word. Każde przygotowanie oferty, wiążę się z zapoznaniem z informacjami tam zapisanymi i uwzględnieniem ich w ofercie.
W naszym systemie jest to jedno miejsce, które przechowuje komplet informacji o klientach drukarni. Dodatkowo jednorazowo ustawiane są jego preferencje, które automatycznie nanoszone są na tworzone oferty, czy dalej na potrzeby obsługi zamówień, produkcji oraz wysyłek.
Wydajna praca, wymaga również dobrej organizacji czasu pracy, co powinno być wspierane osobistym kalendarzem, czy listą zadań. W naszym systemie można w pełni zarządzać takim kalendarzem oraz listą zadań. Z faktu spójnego systemu, dużo elementów jest automatyzowanych i usprawnianych, np. wysyłając ofertę do klienta, możemy zaznaczając opcję i dodać szybko zadanie do kalendarza z przypomnieniem, żeby skontaktować się z klientem w celu zapytania o przesłaną ofertę.
Oszczędność czasu – ile osoba potrzebuje czasu, żeby zapoznać się z potrzebnymi informacji na potrzeby przygotowania oferty? Dużo zależy od tego, jakich i ile informacji potrzebuje. Jednak brak potrzeby korzystania z kilku systemów, może oznaczać zysk czasu na poziomie nawet 1 godziny dziennie.
Trafniejsze podejmowanie decyzji – mając informacje na jednym ekranie, czy pod maksymalnie jednym kliknięciem myszki, bardzo szczegółowe dane klienta, handlowiec będzie mógł lepiej określić potrzeby klientów. Pomocne w tym celu będą ustalenia ze spotkań, kontaktu telefonicznego, mailowego, czy informacje o historii złożonych zamówień wraz z ilościami. Przy większym komforcie czasowym, osoba będzie mogła pozwolić sobie na wyciąganie trafniejszych wniosków i przekładanie ich na nowe oferty. Wychodząc z procesu stricte operacyjnego i wchodząc w analityczny, będzie mogła realnie przełożyć to na wyniki drukarni. W jakim stopniu, zależy już oczywiście od samych umiejętności osoby. Jednak odpowiednia praca przełożonego, czy wymiana dobrych praktyk z pozostałymi handlowcami, może te korzyści znacznie zwiększyć. Dzięki systemowi, będzie wreszcie czas na takie procesy.
Podsumowanie korzyści:
Duże oszczędności czasowe każdego dnia, przekładają się na jeszcze większe w skali miesiąca, kwartału czy roku. W jaki sposób, ten dodatkowy czas zostanie spożytkowany, zależy od potrzeb drukarni.
Oszczędność czasu na poziomie operacyjnym związanym z przygotowaniem ofert, można przeznaczyć na większą ilość kontaktów telefonicznych, czy spotkań z potencjalnymi klientami.
Można również przeznaczyć go na wewnętrzne, czy zewnętrzne szkolenia. Szczególnie zachęcamy do takiego organizowania pracy, żeby przeznaczyć czas na wewnętrzne szkolenia oraz spotkania. Często oddolne inicjatywy są niedoceniane przez managerów. Kiedy obecnie, już coraz mocniej widoczna tendencja związana z zarządzeniem w metodykach zwinnych, przynosi efekty niezależnie od wielkości firmy, należy tak organizować pracę, żeby stworzyć przestrzeń pracownikom dla poprawy własnej efektywności. Może się okazać, że przy takich samych zasobach jak obecnie, będziemy mogli podnieść ilość zamówień kilkukrotnie! To nie są przypuszczenia, tylko twarde wnioski, bazujące na pracy z systemem Printegy MIS przez naszych Klientów.
