Przechodząc na „home office”, czyli pracę z domu, warto jest zastanowić się nad poszczególnymi jej aspektami – inaczej może się okazać, że czas przecieka nam przez palce, a efektywność spada o połowę.
- Praca z domu wymaga dyscypliny oraz organizacji
- Podpowiadamy, jak zaplanować przestrzeń i czas, by jak najłagodniej znieść zmianę trybu pracy
- W trakcie home office warto jest zadbać o odpowiednie warunki
Przejście na pracę zdalną z powodu epidemii koronawirusa może być dla wielu osób szokiem. Nic dziwnego – wyjście do biura zmusza nas m.in. do wstania o określonej godzinie, umycia się, ubrania, pokonania trasy, interakcji z innymi osobami. Czyli zorganizowania się, bardziej lub mniej, wokół tych ośmiu godzin spędzanych w biurze.
Jak więc pracować z domu i nie zwariować, nie popaść w lenistwo i nie zatracić efektywności? Oto subiektywny poradnik osoby, która pracuje zdalnie od kilkunastu miesięcy, a i wcześniej często pracowała z domu. Poniższe porady nie zagwarantują nikomu efektywności, ale wierzę, że mogą pomóc tym, którzy musieli nagle przestawić się na home office.
Praca z domu daje złudzenie „luzu” i ogromnej ilości czasu na wszystko. Staraj się temu nie ulegać, czyli plan i dyscyplina
Pierwsze zetknięcie z home office może być szokiem pozytywnym. Nagle się okazuje, że mamy dwie godziny więcej dnia, bo nie trzeba nigdzie dojeżdżać. Ani tracić czasu na „ogarnięcie się” rano. Nie trzeba „wyglądać”, bo w kamerce laptopa na wirtualnym spotkaniu widać nas tylko zazwyczaj od klatki piersiowej w górę, albo i samą twarz. I to niezbyt dokładnie. Nie mamy dylematów, jakie buty i spodnie włożyć, bo nie oszukujmy się, i tak pewnie wiele osób preferuje w domu uniwersalny ubiór w postaci starej, rozciągniętej bluzy/swetra i dresowych spodni.
Teoretycznie mamy więcej czasu, więcej swobody i mniej stresu (nie boimy się, że ucieknie nam pociąg albo stania w korkach). To zaś powoduje, że bardzo łatwo jest rozluźnić podejście do pracy i tym samym np. popadać w prokrastynację. Dlatego należy jak ognia wystrzegać się pułapki, którą jest luz i poczucie dużej ilości czasu na wykonanie swojej pracy – to sprawia, że odsuwamy zadania, rozwlekamy je w czasie, bo przecież mam dodatkową godzinę czy dwie. Nagle robi się 16.00, a my nawet nie zbliżamy się do końca, a w efekcie kończymy o 20.00, zamiast o 17.00.
Rada na to jest jedna: przed rozpoczęciem home office warto jest określić, jakie mamy potrzeby odnośnie do czasu pracy, jedzenia, przerw i przestrzeni, a następnie sporządzić odpowiedni plan. To ta prostsza część, bo zdecydowanie trudniejsza jest egzekucja planu – ta bowiem wymaga dyscypliny. A nic tak nie rozleniwia, jak świadomość, że w każdej chwili można udać się na drzemkę do własnego łóżka i nikt nie zauważy. Pamiętaj jednak, że home office to nadal twój czas służbowy – jesteś w pracy, a nie na wakacjach z dostępem do e-maila.
Jak planować czas pracy – kilka prostych zasad
Większość pracowników etatowych zapewne ma wyznaczone godziny, w których musi być dostępna i wykonywać swoje obowiązki. To nadaje pewien rytm dnia. Jeśli tak jest, warto się tego trzymać.
Jeśli do tego mamy określone godziny np. na posiłki, również można ten rytm utrzymać, ale z uwzględnieniem, że w domu musimy sami coś ugotować lub zamówić. W przypadku zamawiania jedzenia z zewnątrz, warto zorientować się zawczasu, co można zamówić, aby nie zostać z tym na ostatnią chwilę – a jak wiadomo, decyzja pt. „co zjeść dzisiaj na obiad?” może przyprawić o ból głowy. Również w przypadku własnoręcznego przygotowania posiłków, warto jest coś zaplanować, by uniknąć przeglądania wszystkich kuchennych szafek.
Jeśli jednak nie mamy godzin pracy określonych odgórnie, warto je sobie nadać. Tutaj każdy powinien poznać swoje potrzeby, z uwzględnieniem przerw na kawę i jedzenie, w tym jeden ciepły posiłek. Oczywiście, taki plan ma sens tylko, gdy mamy zamiar go egzekwować.
Z czasem też warto go modyfikować, obserwując, kiedy wykonujemy najwięcej zadań. Tutaj jednak ważne jest, by mieć świadomość, z czego wynika nasza efektywność – zdarza się, że najbardziej efektywni stajemy się pod koniec czasu pracy, bo zwyczajnie musimy wyrobić się w terminie, ale ma to niewiele wspólnego z efektywnością o konkretnej godzinie.
Czas oszczędzony na dojazdach i porannym „ogarnianiu się” warto zmierzyć – tj. ile faktycznie go oszczędzamy. A potem przeznaczyć na coś sensownego. Niech to będzie dłuższy sen, ćwiczenia, chwila wytchnienia dla siebie samego z kawą i książką albo cokolwiek innego – ważne jest, by nie uznawać, że jest to dodatkowy czas na tę samą pracę, którą wykonywaliśmy w biurze. To najkrótsza droga do tego, by popaść w nieefektywną prokrastynację czy zwyczajnie rozleniwić się względem pracy do wykonania.
Ważne jednak jest, by… nie obwiniać się, jeśli zaoszczędzony na dojazdach czas poświęcimy na odpoczynek, sen lub czytanie dla przyjemności. Piszę o tym, bo widziałem już dziesiątki apeli, by dodatkowy czas w trakcie kwarantanny wykorzystać na naukę języków, robienie kursów online itd. Jeśli chcemy w tym czasie się rozwijać zrobić – świetnie, ale nie zmuszajmy się do tego i nie miejmy z tego tytułu poczucia winy.
Ostatecznie więc plan pracy powinien zawierać w wersji minimum:
- godzinę rozpoczęcia pracy;
- godzinę zakończenia pracy;
- godziny kilku przerw na jedzenie (w tym dłuższą na obiad) i rozruszanie się.
Przerwy są bardzo ważne, bo raczej nikt nie powinien spędzać ośmiu godzin przypięty do komputera. W biurze jednak przerwy przychodzą nam bardziej naturalnie – idziemy do kuchni po kawę, po przekąskę, ktoś przyjdzie porozmawiać. W domu, poza ew. rodziną czy zwierzętami, nikt nas nie oderwie od pracy, a jeśli mieszkamy sami, tym bardziej warto sobie wyznaczyć czas na oddech od obowiązków.
Ustalcie w zespole, w jakich godzinach się komunikujecie. Nie pozwól, by home office zamieniło się w wymuszoną pracę 24h na dobę
Praca z domu nie oznacza, że zaciera się granica między pracą i życiem prywatnym. Owszem, trudniej jest utrzymać higienę psychiczną, ale dlatego tym bardziej istotne jest wdrożenie pewnych zasad, które pozwolą nie zwariować i nie pracować 24h na dobę czy do późnego wieczora:
- ustalcie w zespole/z współpracownikami oraz przełożonym, w jakich godzinach pracujecie lub ew. do jakich godzin macie być dostępni pod e-mailem;
- poza wyznaczonymi godzinami konsekwentnie trzymajcie się z dala od spraw służbowych czy e-maila (często wymaga to konsekwencji od całego zespołu).
Zorganizuj przestrzeń i dbaj o swój kręgosłup
W kwestii przestrzeni każdy pewnie ma swoje rozwiązania. Jedni zaadaptują do pracy kuchenny stół, inni biurko, a widziałem nawet… laptopy na deskach do prasowania.
Optymalnym wyjściem jest wyznaczyć sobie przestrzeń tylko do pracy – taką, do której siadamy jak do biurka w biurze, a która nie miesza się z naszym życiem prywatnym. Oczywiście, czasem – szczególnie w małych mieszkaniach – będzie to niemożliwe. Oddzielny pokój to luksus dostępny tylko dla niektórych, ale już miejsce na domowe biurko (nawet jeśli jest nim kawałek stołu) powinno znaleźć się bez problemu.
Warto też wyjaśnić innym domownikom, że jest to nasze miejsce do pracy, by nie frustrować się rano np. zabawkami tam rozrzuconymi czy śladami keczupu po czyjejś kolacji. Warto jednak odnotować, że niektórzy polecają w ciągu dnia zmieniać miejsce – ma to im pomagać się koncentrować i dodaje energii. Ja osobiście wolę mieć biurko, które na stałe
Zdecydowanie odradzam pracę z łóżka. Z dwóch powodów: po pierwsze, nie służy to naszemu kręgosłupowi. Po drugie, w moim odczuciu zaburza funkcję łóżka jako miejsca bardzo prywatnego, przeznaczonego na sen i odpoczynek, a nie pracę.
Ostatnie, choć nie najmniej ważne – jeśli mamy biurko/stół, zadbajmy też o kręgosłup i odpowiednie krzesło czy fotel. Kilka dni można wytrzymać na kuchennym krześle, ale na dłuższą metę będzie to męczące i obciążające dla kręgosłupa. Jeśli nie mamy odpowiedniego sprzętu, warto rozważyć jego zakup – szczególnie, gdy czeka nas co najmniej kilka miesięcy home office. A chwilowo na to właśnie się zapowiada.
Autor: Michał Wąsowski
Artykuł pochodzi ze strony https://businessinsider.com.pl/
