Koszty surowców to jedne z głównych kategorii kosztów występujących w drukarni. Bez dostępu do precyzyjnych danych, efektywne zarządzanie magazynem nie jest możliwe. W takich sytuacjach zawsze pojawia się strata w postaci nadmiernego zapasu magazynowego, powodująca zamrożenie dużej ilości gotówki w zapasach magazynowych oraz nadmierne koszty utrzymania magazynu. Proponujemy 3 rozwiązania, które już od chwili wdrożenia przynoszą wymierne oszczędności.
Rozwiązanie 1: oprogramowanie dla drukarni z obsługą partii surowców
Tam gdzie standardowe rozwiązania informatyczne nie sprawdzają się, z pomocą przychodzi oprogramowanie specjalistyczne. Standardowe programy magazynowe obsługują ilościowy stan magazynowy towarów (np. surowców), ale zazwyczaj nie są w stanie prosto obsłużyć egzemplarzy towarów (surowców). Przykładowo możemy dowiedzieć się z systemu, że mamy 1800 mb danego surowca, nie ma informacji – jak ta długość rozkłada się na rolki. Czy te 1800 mb to:
- jedna rola o długości 1800 mb,
- jedna rola o długości 1000 mb i jedna 800 mb,
- 3 rolki po 500 mb i jedna 300 mb,
- 10 rolek po 180 mb,
- itd.
W drukarni fleksograficznej taka informacja jest kluczowa z punktu widzenia planowania produkcji oraz prowadzenia gospodarki magazynowej. Podział surowca na rolki nie jest dodatkową, pomocniczą informacją – jest bazą do podejmowania decyzji.
Decydując się na wdrożenie systemu magazynowego koniecznie należy sprawdzić jego możliwości w tym aspekcie. Szukając rozwiązania dopasowanego do realiów drukarni fleksograficznej, najlepszym wyborem są systemy MIS/MES stworzone dla tego sektora, takie jak Printegy MIS.
W Printegy MIS obieg surowca może być w 100% realizowany na poziomie rolek surowca (a mówiąc szerzej – partii surowca). Nowa rolka jest rejestrowana w systemie w chwili przyjmowania dostawy. Pracownik magazynu za pomocą czytnika skanuje kod egzemplarza (tzw. „roll id”), dzięki temu na dalszych etapach produkcyjnych można będzie jednoznacznie zidentyfikować tę rolkę. Dodatkowo, oprócz długiego, 18-znakowego roll id, system nadaje skrócony identyfikator rolki w postaci 20/15/28, którym pracownik fizycznie znakuje rolkę (duży wydruk z drukarki etykiet). Jest to niezwykle wygodne rozwiązanie ułatwiające i przyspieszające fizyczne odnalezienie właściwej rolki w magazynie.
Przystępując do wydania surowców do zlecenia, pracownik jednym „kliknięciem” otrzymuje listę dostępnych rolek surowca wraz z ich:
- kodem roll id i identyfikatorem z etykiety w postaci
20/15/28, - aktualną lokalizacją (mogą one np. być aktualnie na maszynie),
- aktualną ilością (długością),
- dostępną ilością, po uwzględnieniu zleceń już zaplanowanych do realizacji z tej rolki.
Printegy MIS automatycznie sugeruje w pierwszej kolejności użycie najkrótszych rolek, wspomagając optymalne zarządzanie magazynem. Produkcja i rozliczenie pracy operatora ze zużycia surowców odbywa się naturalnie na poziomie konkretnych rolek surowców. Po zakończeniu produkcji (jednego lub wielu kolejnych zleceń) rolka powraca na magazyn, gdzie jest mierzona i jednym kliknięciem przyjmowana z powrotem na magazyn. Printegy weryfikuje zużycie surowca do zleceń z faktycznym zużyciem rolki. Dzięki temu obieg surowca w drukarni jest w 100% szczelny, a wszelkie rozbieżności są natychmiast wychwytywane i korygowane.
Ogromną zaletą tego rozwiązania jest spójność z filozofią „zero defects”. Dzięki obiegowi surowca na poziomie konkretnych rolek, w dowolnym momencie dysponujemy tak dokładnym obrazem magazynu, jakby chwilę wcześniej została wykonana pełna inwentaryzacja. Odbywa się ona po prostu w trybie ciągłym, nie generując jednak dodatkowego kosztu, jaki niesie z sobą tradycyjna inwentaryzacja. Ta ostatnia, z punktu widzenia rachunkowości oczywiście niezbędna, staje się nie angażującą zbyt długiego czasu formalnością.
Dyrektorzy i pracownicy drukarni wyposażonej w oprogramowanie takie jak Printegy MIS otrzymują w jednym miejscu wszystkie informacje potrzebne do tego, aby efektywnie zarządzać magazynem, podejmować właściwe decyzje i ograniczyć do minimum kapitał zamrożony w zbędnych „buforach bezpieczeństwa” zapasu.
Rozwiązanie 2: ewidencja magazynu końcówek
Jak powszechnie wiadomo, usprawnienia najlepiej wdrażać małymi krokami. Jeżeli wdrożenie oprogramowania obsługującego rolki w magazynie surowców nie jest możliwe, warto poszukać rozwiązania pośredniego. Z pomocą może nam przyjść znany wszystkim doskonale… Excel.
W przypadku drukarni działającej według procesu opisanego w punkcie „Przykładowy scenariusz”, pierwszą rzeczą niezbędną do wprowadzenia jest ewidencja magazynu końcówek rolek. Stosowane oprogramowanie umożliwia jedynie ewidencję ilościową, a zatem szczegółową ewidencję rolek przeprowadzimy w specjalnym arkuszu:
Za każdym razem, gdy po produkcji wraca do magazynu niepełna rolka surowca, jest ona wpisywana jako kolejny wiersz w tabeli. Należy w tym celu:
- wpisać aktualną datę i godzinę oraz nazwisko pracownika,
- wybrać z listy rodzaj operacji,
- wybrać z listy rodzaj surowca,
- wpisać oznaczenie rolki,
- dokonać pomiaru surowca na rolce i wpisać długość.
Dla pełnego obrazu w analogiczny sposób należy wpisywać sytuacje gdy:
- rolka jest ponownie wydawana do produkcji,
- rolka podlega utylizacji.
Taka standaryzacja sposobu postępowania z magazynem daje przede wszystkim kontrolę nad tym obszarem, a także dane na podstawie których można podejmować decyzje. Mogą to być zarówno decyzje operacyjne (którą rolkę najlepiej wydać do tego zlecenia?), jak i strategiczne (jakie wprowadzić usprawnienia i zmiany systemowe?).
Dzięki arkuszowi w każdej chwili uzyskamy odpowiedź na takie pytania jak:
- jakie dokładnie rolki mamy aktualnie w magazynie?
- jaka jest historia konkretnej rolki surowca?
- ile surowca zostało zutylizowane w danym okresie?
Oprócz analizy ilościowej magazynu, istotna jest również analiza wartościowa. Można to osiągnąć przez rozbudowę arkusza o ceny zakupu surowców. Te jednak mogą ulegać zmianom, co wymagałoby każdorazowego aktualizowania cen. Alternatywnym rozwiązaniem jest stworzenie w wykorzystywanym oprogramowaniu osobnego magazynu i zbiorcze wprowadzanie do niego (np. raz na dobę) zagregowanych operacji z arkusza magazynu końcówek. Można tu wykorzystać fakt, że większość popularnych systemów magazynowych umożliwia stworzenie zawartości dokumentów magazynowych przez proste kopiuj-wklej lub import danych tekstowych. Jedyne o co trzeba zadbać to pełna zgodność nazw surowców w arkuszu z nazwami kartotek w systemie magazynowym. Dodatkową korzyścią takiego rozwiązania jest możliwość zastosowania wszystkich raportów istniejących w systemie magazynowym.
Udostępniamy przykładowy arkusz do pobrania. Można go dowolnie modyfikować i dostosowywać do własnych potrzeb. Tworząc proste funkcje VBA można dalej automatyzować w arkuszu:
- Podpowiadanie numeru rolki po wybraniu surowca.
- Podpowiadanie aktualnej ilości na rolce podczas wydawania/utylizowania.
Rozwiązanie 3: standaryzacja działań magazynowych
- Które dokładnie rolki surowca wydać do danego zlecenia?
- Czy daną końcówkę rolki surowca jeszcze zwracać na magazyn, czy już zutylizować?
- Dla których surowców utrzymywać stan magazynowy i w jakiej ilości?
- Czy surowiec do danego zlecenia wziąć z magazynu, czy zamawiać?
- Kiedy użyć posiadanego surowca o nieco większej szerokości zamiast składania zamówienia na właściwy surowiec?
Na te i inne im podobne pytania odpowiedź powinny dawać standardy drukarni dotyczące gospodarki magazynowej. W praktyce często się zdarza, że standardy takie funkcjonują w drukarni w formie ustnej, niepisanej. Przybierają one postać wiedzy przekazywanej z ust do ust, co naturalnie powoduje że – niczym w zabawie w „głuchy telefon” – występują przekłamania, niedopowiedzenia, różne interpretacje. Każda osoba posiada trochę inną wersję standardu. W dodatku bardzo często takie standardy dają odpowiedzi na tylko kilka podstawowych pytań, a pozostaje (jak np. które surowce wydawać w pierwszej kolejności) pozostają kwestią uznaniową każdej osoby.
Jeżeli chcemy świadomie zarządzać polityką magazynową drukarni, to pierwszym krokiem powinno być utworzenie standardu w formie pisemnej oraz dystrybucja go do wszystkich osób, których dotyczy. Taki standard warto poddawać regularnym (np. co kwartał) przeglądom – wykreślać reguły, które utraciły celowość, ale też dodawać reakcję na bieżące potrzeby. Świetnym przykładem jest obecny kryzys, który wymusza na drukarniach wprowadzanie szybkich reorganizacji – od wprowadzania pracy zdalnej po zmiany w polityce surowcowej.
Reguły zapisane w standardzie powinny być maksymalnie jednoznaczne i pozbawione możliwości swobodnych interpretacji. Przykładowo – dla pytania „Czy daną końcówkę rolki surowca jeszcze zwracać na magazyn, czy już zutylizować?” odpowiedzią może być:
- dla surowców wykorzystywanych do etykiet bez nadruku – zutylizować przy długości 50 mb lub mniej
- dla pozostałych surowców – zutylizować przy długości 100 mb lub mniej
Standard powinien mieć wpisane zasady przeciwdziałające sytuacji, że po pewnym czasie półki magazynu zaczynają pękać od ogromnej liczby końcówek rolek, które nigdy nie opuszczają magazynu. Może to być proste FIFO lub preferowanie przy wydawaniu najkrótszych rolek. Mogą być to również bardziej zaawansowane reguły np. uzależniające dobór długości rolek surowca do długości całego zlecenia.
Warto przeanalizować najczęściej występujące typy produkcji, weryfikując jakie rolki surowca dobrze nadają się do których rodzajów produkcji. Przykładowo w wielokolorowym druku fleksograficznym często potrzeba 200 mb lub więcej na przezbrojenie maszyny, w tym pasowanie kolorów. Wydawanie do takiej produkcji rolek o długości rzędu 200-300 mb często mija się z celem. Ale już do produkcji etykiet bez nadruku takie rolki są idealne. W przypadku każdej drukarni może to wyglądać trochę inaczej i wymaga indywidualnej analizy.
