Od czego zacząć optymalizowanie procesów drukarni?

Działając na konkurencyjnym rynku, przewagę zyskują te drukarnie, które osiągają lepszą wydajność i potrafią redukować koszty. Drogą do zwiększania wydajności i zmniejszania kosztów jest optymalizacja procesów firmy. Może ona polegać na:

1. zmianie sposobu wykonywania czynności
2. lub na automatyzacji procesów wykonywanych ręcznie.

Kluczową decyzją przed którą staje każdy Prezes lub Dyrektor jest wybór procesów, które mają być optymalizowane w pierwszej kolejności. Rozpoczynając analizę i budując ogólny obraz „big picture” procesów drukarni, często wyłania się wiele miejsc, wymagających usprawnienia. Warto wówczas pamiętać, że każda optymalizacja jest jednocześnie inwestycją. Po jednej stronie znajdują się spodziewane korzyści, takie jak zmniejszenie kosztu, czy uwolnienie potencjału pracowników. Z drugiej zaś strony niemal zawsze są jakieś koszty:

1. czas pracowników związany z wdrożeniem zmiany (nieraz liczony w tygodniach lub miesiącach),
2. koszt doposażenia stanowisk w narzędzia usprawniające pracę,
3. koszt zakupu licencji i wdrożenia systemów automatyzujących czynności.

Decydując o tym, które optymalizacje zrealizować w pierwszej kolejności, bierze się pod uwagę te zmiany, które dadzą największy efekt przy jednoczesnym najmniejszym nakładzie. Do wstępnej selekcji warto wziąć pod uwagę procesy, w których jest duży udział ręcznej pracy realizowanej przez pracowników i jednocześnie występują one w drukarni na dużą skalę. Dobrą praktyką jest zestawienie kilku optymalizacji, które wydają się najbardziej korzystne i precyzyjne wyliczenie dla nich takich ogólnie stosowanych współczynników jak ROI i FTE. Możemy być mocno zaskoczeni rezultatami. Przykładowo porównując 2 optymalizacje:

1. reorganizacja hali produkcyjnej, która mocno wpłynie na wydajność
2. automatyzacja procesu biurowego, która ograniczy przepisywanie danych

może okazać się, że ta druga optymalizacja zwróci się już po 4 miesiącach, podczas gdy reorganizacja hali będzie „zarabiać na siebie” przez aż 3 lata. Różnica tych 2 optymalizacji leży w kosztach. Pomimo, że reorganizacja hali przyniesie duże spodziewane oszczędności, to jej koszt jest wielokrotnie większy.

Automatyzacja wystawiania faktur

Dla zilustrowania sposobu liczenia opłacalności posłużymy się przykładem procesu wystawiania faktur sprzedaży. Jest to proces powszechny – w każdej firmie wystawia się faktury VAT, często wraz z dokumentami magazynowymi takimi jak wydanie zewnętrzne. Jest to też proces powtarzalny i realizowany w dużej skali – od kilkunastu do nawet kilku tysięcy operacji dziennie. Dodatkowo jest to proces, którego optymalizacja w praktyce daje bardzo wysokie ROI.

Założenia:

• proces fakturowania odbywa się w specjalnym programie,
• grupa osób każdego dnia ręcznie wpisuje do tego programu faktury dla wszystkich zrealizowanych transakcji.

Proces fakturowania jest procesem niezwykle powtarzalnym. Oczywiście zdarzają się sytuacje, kiedy występują specyficzne wymagania dotyczące wystawiania faktur i należy je przewidzieć w procesie transformacji. W praktyce jednak specyficzne wymagania dotyczące faktur dotyczą 1-5% transakcji. Ta skala wyjątków jest na tyle mała, że nie uniemożliwia automatyzacji, a wyjątki mogą być obsługiwane ręcznie w dotychczasowy sposób.

Jak policzyć opłacalność optymalizacji

Aby policzyć korzyści wynikające z automatyzacji procesu:

1. Policz czas wszystkich osób zaangażowanych w wystawianie faktury, tj. czas:
   1. zapoznania się z przedmiotem fakturowania,
   2. określenia ilości i cen,
   3. niekiedy zweryfikowania czy wycena jest poprawna, co może wymagać komunikacji z innymi osobami, których czas również należy wliczyć,
   4. niekiedy zweryfikowania zaległości płatniczych klienta, co może wymagać komunikacji z innymi osobami, których czas również należy wliczyć,
   5. stworzenie nowego dokumentu FV w programie,
   6. wybór właściwego kontrahenta – niekiedy jeden kontrahent posiada kilka form działalności pod różnymi nazwami i wybór właściwej kartoteki kontrahenta wymaga konsultacji z innymi osobami,
   7. ręczne wpisanie zawartości dokumentu,
   8. powielenie dokumentu na WZ.
2. Określ uśrednioną stawkę roboczogodziny – biorąc pod uwagę stawki wszystkich osób zaangażowanych w wystawianie faktur. Posługujemy się pełnym kosztem, a więc np. tzw. „super brutto” w przypadku umowy o pracę. Jeżeli chcemy uzyskać precyzyjną kwotę, to powinna to być średnia ważona według czasu poświęcanego w procesie przez poszczególne osoby.
3. Łączny koszt fakturowania wyliczysz z prostego mnożenia: średni czas wystawienia faktury x średnia stawka godzinowa x liczba faktur w roku

W przedstawionym przykładzie ręcznego wystawiania faktur VAT w średniej wielkości drukarni, wyliczenia mogą prezentować się następująco:

• średni czas wystawienia faktury = 15 minut
• średnia stawka godzinowa = 50 zł/h
• liczba faktur w roku = 15 000
• łączna kwota = 0,25 h x 50 zł/h x 15 000 = 187 500 zł

Uzyskana kwota w zestawieniu z nakładami koniecznymi do wdrożenie automatyzacji da odpowiedź na pytanie po jakim czasie przeprowadzona inwestycja zwróci się. Z doświadczenia zrealizowanych dotychczas wdrożeń wynika, że jest to okres nawet od 3-4 miesięcy do około roku. Po tym czasie wprowadzona zmiana staje się czystym zyskiem dla drukarni.