Duża konkurencja, szeroka gama usług oraz stale obniżające się marże to podstawowy problem dostawców usług poligraficznych. Jeśli chcą oni sprostać wymaganiom rynku, a jednocześnie się rozwijać, automatyzacja procesów związanych z tworzeniem ofert czy realizacją zleceń jest niezbędna.
Jeszcze kilka lat temu drukarze patrzyli w przyszłość z niepokojem. Postępująca cyfryzacja dla wielu mogła oznaczać nawet koniec ery tradycyjnego druku. Na szczęście, poligrafia skazywana przez niektórych na stopniowy zanik, świetnie odnalazła się w nowej rzeczywistości. Udało jej się to głównie dzięki nowym technologiom. Co ważne, nie chodzi tu wyłącznie o nowe techniki druku (np. druk 3D, druk cyfrowy), ale również o wdrażanie systemów usprawniających pracę całej drukarnii. Tak by mogła ona pracować dużo efektywniej, stale poprawiając zakres swoich usług. Jednym z takich rozwiązań dla drukarni są Systemy Informacyjnego Zarządzania MIS (MIS – ang. Management Information System).
Korzyści
Zarówno twórcy, jak i użytkownicy MIS jednoznacznie stwierdzają: przynoszą one naprawdę wiele korzyści. System przekłada się na oszczędność oraz sprawniejsze funkcjonowanie firm z branży poligraficznej. W jaki sposób?
1. Skraca czas prowadzenia transakcji handlowych
MIS ułatwia kontakty biznesowe oraz znacznie skraca czas prowadzonych działań. W pełni automatyzuje i standaryzuje przebieg transakcji handlowych. Dzięki temu proces staje się dużo prostszy na każdym etapie – zarówno po stronie zamawiającego, jak i obsługi. Transakcja przebiega szybko, nie angażując w cały proces obsługi wielu osób. Pozwala na składanie zamówień o każdej porze dnia, za pomocą wyłącznie jednego systemu informatycznego, który w ten sposób zastępuje wszelkie inne środki komunikacyjne.
2. Automatyzuje działania
To jedno z głównych zadań każdego systemu MIS. Automatyzacja umożliwia składanie zamówień hurtowych online oraz pozwala na aktywną sprzedaż przez 7 dni w tygodniu. Dzięki niej firma oszczędza czas oraz zyskuje system ograniczający zapotrzebowanie na pracowników. Takie rozwiązanie minimalizuje również ilość błędów i niedopatrzeń, co z kolei wpływa na zmniejszenie ilości reklamacji.
3. Obniża koszty obsługi klienta
Inwestycja w system MIS zwraca się naprawdę szybko! Niemal od razu po wdrożeniu można zauważyć obniżenie kosztów obsługi klienta. Dzięki skróceniu czasu pracy osób odpowiedzialnych za obsługę znacznie skróci się czas takich czynności, jak odbieranie zamówień, przekazywanie ich do realizacji, udzielanie informacji, odbieranie telefonów, odpowiadanie na maile… Jeden pracownik będzie w stanie obsłużyć dużo większą liczbę klientów, niż przed wdrożeniem systemu.
4. Redukuje koszty
System, który wykonuje za nas pracę, przyczynia się w oczywisty sposób do redukcji kosztów. Zmniejszają się również wydatki na pozyskiwanie nowych klientów – sprawnie działająca platforma będzie stale przyciągać klientów oraz zmniejszać koszt rozszerzania zakresu działalności.
5. Kontroluje procesy
Dzięki MIS możemy na bieżąco monitorować aktywności związane z transakcjami oraz mieć stały dostęp do historii działań, faktur i rozliczeń. Monitoring pozwala również na wyciągnięcie wniosków, które w przyszłości pozytywnie wpłyną na wdrażanie coraz efektywniejszych rozwiązań biznesowych oraz umożliwią ciągłą optymalizację kosztów. Systemy MIS pozwalają firmom “ułożyć” swój biznes oraz rozpoznać potrzeby swoich klientów.
6. Zwiększa zadowolenie klientów
Systemy MIS ułatwiają budowanie pozytywnych relacji z klientami. Platforma umożliwia im bowiem dużo szybsze i sprawniejsze zakupy, pozwala na samodzielne składanie zamówień, przeglądanie oferty, składanie reklamacji… Ułatwia wykonywanie czynności, przy których potrzebował wcześniej pomocy pracownika. Klient, wiedząc o tym, że firma oferuje mu nowoczesne narzędzia IT, będzie postrzegał ją jako godną zaufania i otwartą na rozwój.
Podsumowując – wdrożenie systemu MIS, takiego jak znajdujący się w naszej ofercie Printegy MIS, ma na celu usprawnienie wszystkich elementów przedsiębiorstwa. Skraca realizację zamówień, pozwala na ich precyzyjne generowanie i zwiększa efektywność wśród pracowników. Zyskuje na tym nie tylko drukarnia, ale przede wszystkim jej klienci. A zadowolony klient to najlepsze źródło rekomendacji!
